En ce début de novembre 2020, j’ai décidé de contribuer, à ma façon, à l’effort national (et individuel) du ré-confinnement, en publiant quelques aspects de mon expérience d’utilisation de la #Visio, du #management et de l’#animation de #réunion… à #distance. Cet article détaille les posts publiés sur Linked-In depuis le 2 novembre.

Si vous désirez partager ou augmenter votre expérience du #management à #distance, Retrouvez nous chaque lundi soir de 18 à 19h30 pour un Visio-Coaching. détail en page d’accueil.

#Manager&Visio 1 – Intégrer les fondamentaux

Chaque fois qu’on essaye une nouveauté en équipe, il faut être conscient qu’on va «se rencontrer» à plusieurs niveaux. Vous n’êtes pas obligé d’avoir un super relationnel pour garantir le succès d’une réunion en Visio. Il suffit de prendre le temps de poser les trois fondamentaux de la relation de façon explicite. Comme en amour, les préliminaires vont faire la différence. Rappelez-vous du trépied de base de la relation, «l’équilibre des 3 C» : le cadre, le contrat, le contact. A vous de penser à tout.

1.1 – Poser le CADRE

Pour qu’une rencontre soit réussie il faut que chaque participant soit bien informé des règles de fonctionnement et de participation. En Visio, chacun est dans son propre environnement et la question des règles communes doit être précisée pour faire alliance. Comment intervenir? Que faire pour poser une question ou donner un avis? comment faire si on sonne à ma porte ou si mon enfant intervient derrière l’écran? C’est à l’animateur de poser les règles de «sa réunion» et de rappeler les bases du «confort à distance» pour que nous puissions respecter «les mêmes enjeux» (éviter les mêmes hors-jeu). Vous pouvez aussi demander à chaque participant se nommer d’une façon uniforme (Prénom + NOM) par exemple de façon à éviter de faire apparaitre des noms de pseudo plus ou moins sérieux ou anonymes. 

1.2 – Clarifier le CONTRAT

Comme en management, Une Visio-conférence fonctionne bien si le contrat est clair. Commençons donc par «rappeler l’objectif» (Nous sommes ensemble pour répondre à telle question …). Proposons éventuellement le «résultat attendu» (Dans l’idéal, en finissant, nous aurons proposé la trame d’un texte destiné à …). Clarifions les «éléments de cadre spécifiques» à ce rendez-vous comme : l’heure de fin. Laissons s’exprimer brièvement les «besoins spécifiques» de chacun. Par exemple, un participant peut prévenir d’un dérangement prévisible (J’attends un coup de fil important je couperai son et image durant 5 minutes). C’est aussi le moment de solliciter un gardien du temps ou un secrétaire.

1.3 – Faciliter le CONTACT

C’est maintenant que vous pouvez utiliser vos talents relationnels! La première des vertus de l’animateur c’est l’écoute active. Elle est fondée sur trois principes : le questionnement ouvert, la reformulation et le silence intérieur. Vous allez pouvoir appliquer cela dans les 5 premières minutes en pratiquant une « inclusion » qui permettra à chacun de prendre sa place dans les 5 première minutes. Une question simple et ouverte à laquelle chacun prendra quelques secondes pour répondre. Par exemple: Quelle est votre météo personnelle? Avec quelle pensée, quelle émotion arrivez-vous? A quoi ressemblez-vous en ce moment? Racontez-nous une image qui vous décrirait en ce moment! ça doit être court. C’est juste une technique pour permettre à chacun de prendre place psychiquement dans le cercle virtuel de cette réunion.

Et vous? Avez-vous des «pépites à partager» pour mieux fonctionner en Visio?

#Manager&Visio 2 – la technique  

Avec un peu d’habitude, on se rend compte que les rendez-vous et réunions « en Visio » sont souvent plus efficaces que les réunions réelles. Alors, avant de critiquer, prenez conscience et connaissance des basiques pour une bonne réunion en Visio :

2.1 – Une bonne connexion.

Quand ça cafouille c’est détestable. Dans la plupart des premières expériences on passe le premier quart d’heure à ajuster la technique. Souvent avec le moins expérimenté des invités. Les autres s’exaspèrent. Prenez l’habitude de proposer aux « nouveaux connectés » d’arriver en avance et de tester leur connexion mais surtout le bon téléchargement de l’application retenue. Ne vous contentez pas d’un « la Visio, je connais ». Assurez vous que la technique va suivre. Et acceptez que vos invités ne soient pas des geeks. Sachez expliquer avec des mots simples comment se connecter. Donnez éventuellement votre numéro de portable pour permettre à la personne de vous joindre directement s’il y a un problème majeur. Ça peut éviter un malentendu très désagréable pour vous et pour le participant.

2.2 – Un son correct.

Une image un peu floue ou même carrément fixe n’est pas un frein majeur. Le cauchemar, c’est d’entendre un mot sur deux, la friture, ou le manque de puissance. Soyez irréprochable, prenez un micro additionnel s’il le faut, une bonne web-cam avec micro ne coute que 50 à 100€. C’est l’investissement indispensable de ce mois de novembre, si vous ne l’avez pas fait durant la première vague.

2.3 – l’éclairage et l’arrière-plan

L’image ! L’éclairage ! L’arrière-plan ! En Visio on ne voit pas que vous. On voit aussi derrière ! Votre arrière-plan « parle » de vous. Le buffet breton, la cafetière mal soignée, la collection de coupe de golf sur l’étagère ou liste de course sur le tableau mural… ça mobilise l’attention, ça invite à sourire, voire à juger ! Choisissez un fond neutre. Une couleur sombre de préférence. Attention au contre-jour. Ce n’est déjà pas drôle d’être en Visio, alors si c’est pour ne voir de vous que votre silhouette en contrejour devant la fenêtre c’est très difficile à suivre. Eclairez votre visage ! Certaines applications proposent des arrière-plans photo ou vidéo. Ça donne une belle illusion de journal télévisé mais la découpe du visage n’est pas nette et donne un côté très artificiel voire carrément morbide. Préférez un mur uni ! On gagne toujours à faire authentiquement simple.

Cerise sur le gâteau : Une préparation minutieuse.

Ici comme partout, 80% du succès réside dans la préparation. Si l’invitation est envoyée à l’avance (bravo vous avez anticipé), il est possible que les participants aient besoin de (re)recevoir le lien pour rejoindre la réunion la veille ou le matin pour le soir. Rappelez-vous aussi qu’il faut parfois un moment avant d’être installé. L’animateur doit arriver en avance, pour finaliser la préparation préparer les fichiers qui feront l’objet d’un partage d’écran.

Et vous ? Avez-vous des « pépites à partager » pour gérer la technique en Visio ?

#Manager&Visio 3 – Revenons sur le cadre  

Je remarque que les participants sont beaucoup plus ponctuels en Visio qu’en présentiel. Excellent ! Vous allez pouvoir prendre 5 minutes pour « poser le cadre » : Un petit temps de « méta-communication » qui est essentiel pour expliquer les nouveaux usages du « vivre ensemble en Visio ». Ma proposition est de profiter de ce pour rappeler des éléments plus fondamentaux du « vivre ensemble dans le groupe ou l’entreprise ».

Commençons par le fonctionnement technique.

Certains fonctionnements paraissent évidents pour les habitués et nécessites pourtant d’être rappelés pour « inclure » les nouveaux connectés dans ces nouvelles pratiques. par exemple :

3.1 Couper son micro quand on ne parle pas – Il est important que chacun prenne le réflexe. Cela évite que le coup de sonnette du voisin, le grincement de la table ou l’aboiement du chien ne viennent distraire un temps de travail qui réclame l’attention de tous.

3.2 Demander la parole – Les participants peuvent lever la main ou en cliquer sur un bouton «appel» dans certaine applis. Il peut être utile pour l’animateur de demander de l’aide à un participant pour repérer les personnes qui souhaitent s’exprimer.

3.3. Chatter – Vous pouvez proposer d’écrire un commentaire ou les questions dans le chat commun. L’assistant-animateur peut être utile.

3.4 Couper l’image quelques instants – Informez qu’Il est possible de couper l’image temporairement si l’environnement personnel du participant est perturbé (une autre personne qui entre dans la pièce, un besoin de se lever pour chercher son chargeur en urgence, etc.). Dans ce cas, mieux vaut couper sa vidéo pour éviter de distraire l’assemblée.

3.5 Couper l’image est aussi une technique utilisée par certains pour augmenter la bande passante . Cela peut dépanner! Si vous devez avoir recours à cette technique en tant que participant, n’oubliez pas d’expliquer les raisons de cette situation.

Peut-être avez-vous d’autres recommandations préliminaires à poser pour ce qui concerne le «cadre technique» spécifique à l’outil Visio. Je suis intéressé pour recueillir vos témoignages.

Au-delà de la technique, les valeurs partagées

C’est juste après ces préliminaires techniques que vous allez pouvoir évoquer le cadre que vous êtes chargé de faire respecter, en tant qu’animateur, que manager ou dirigeant de l’entreprise. C’est un élément qu’on oublie souvent dans les réunions présentielles. Ce préliminaire aiderait pourtant à gagner beaucoup de temps en échanges inutiles. Un exemple m’a été donné récemment par une animatrice pour évoquer les valeurs partagées d’un groupe de travail.

Je vous rappelle que les valeurs de notre groupe de travail restent inchangées : ENSEMBLE, BIENVEILLANCE, EFFICACITÉ. Elles signifient particulièrement que : On arrive ensemble et on part ensemble. On écoute tous les avis surtout s’ils sont différents de celui qui est partagé majoritairement. Chacun peut annoncer un « Joker » lorsqu’il sent qu’on est en train de perdre du temps sur une question d’égo qui ne sert pas l’objectif de la réunion.

Oui, ces règles étaient devenues implicites au fils des mois de collaboration. Le confinement nous impose de nouveaux usages qui peuvent être très utiles.

Dans un prochain paragraphe nous parlerons de la façon de rappeler le Contrat (notamment les objectifs), mais avant cela, dites-nous quels sont les autres éléments de cadre qui mériteraient d’être posés à ce moment-là ? Avez-vous des « pépites à partager » ou des questions pour gérer le cadre en Visio ? Rendez-vous le lundi soir à 18 heures pour votre Visio-coaching sur le thème « Comment manager à distance ou masqué ? » Inscription impérative en page d’accueil.

#Manager&Visio 4 – Ajuster l’Imago !

Jour 4 #OsezLaVisio – Ajuster l’imago  

Depuis le début de cette série #10posts10jours, je tente de montrer à quel point le management à distance impose d’appliquer les fondamentaux du #management, de la #relation et de la conduite de #réunion pour parvenir à mieux #travailler #ensemble à #distance

L’imago, est un terme proposé par Eric Berne (l’inventeur de l’analyse transactionnelle) pour indiquer les étapes qu’un nouveau venu, dans un groupe, devra franchir pour prendre sa place et ressentir son appartenance au groupe.

Dans toute réunion, il est important que chaque participant prenne sa place pour que l’ensemble puisse se trouver dans les meilleures dispositions pour coopérer. Ce devrait être un préalable dans le déroulement de toute réunion. En #Visio, c’est essentiel.

Le processus d’inclusion qui consiste à demander à chacun de se présenter ou d’évoquer « sa météo » est un rituel qui concourt à faciliter ce processus d’ajustement. Encore faut il le faire de façon rapide et « juste », de façon à éviter l’installation de jeux psychologiques au sein du groupe.

Quel est votre rituel préféré en matière d’inclusion ? Rendez-vous le lundi soir à 18 heures pour échanger sur le thème « Comment manager à distance ou masqué ? » Inscription impérative en page d’accueil.

En attendant voici quelques recommandations:

Une rituel d’inclusion : Dans quel but?

Vous avez compris que ce rituel est important pour permettre à chacun d’être dans une « relation optimale » avec chaque autre membre du groupe y compris l’animateur pour le pilote (qu’il soit hiérarchique ou non). C’est donc à l’animateur de proposer le processus en l’expliquant clairement afin que chacun suive le même protocole. En réunion la question sera noté au tableau. En Visio, elle peut être formulée simplement sans être écrite. par exemple :

Je vous propose de prendre une minute chacun pour vous exprimer au reste du groupe « dans quel état vous arrivez », dans la tête, le cœur et le corps. Autrement dit, avec quelles pensée ou préoccupation, quelle émotion ou ressenti, dans quel état de tension ou de sensation vous êtes? Vous pouvez prendre une minute, en silence, pour griffonner les quelques mots clés que vous voulez évoquer et celui qui souhaite prendre la parole me fait signe. ce sera parti pour une minute et je lui demanderai à la fin de donner la parole à un autre.

On peut aussi s’aider d’un outil de photo-langage pour demander aux participants de tirer une image (ou photo) d’une pile préparée à l’avance, et demander « En quoi cette photo vous ressemble-t-elle (ou pas) en arrivant dans cette réunion? » Un peu moins simple, en Visio si le groupe ne se connait pas du tout. Il existe des logiciels qui permettent de tirer une photo mais je n’ai jamais essayé.

Plusieurs choses sont importantes dans le mode de passation de ce rituel:

1. Un temps d’expression identique pour chacun. C’est particulièrement difficile si une personne est confuse ou a besoin de parler plus. Dans ce premier tour, il faut vraiment mettre chacun à égalité. Vous pourrez revenir sur le sujet par la suite si la situation évoquée l’exige.
2. Un niveau de questionnement suffisamment « impliquant » sans mettre les personnes en difficulté.
3. Un nombre de questions très limité. Personnellement, je fais un second tour pour demander « l’attente majeure » des participants et un troisième pour finaliser l’ordre du jour si l’ensemble des attentes du premier tour est insuffisant pour satisfaire tout le monde.

N’oublions pas que cet ajustement d’imago a pour but de permettre à chaque participant de se sentir dans une « intimité sécurisante » avec chacun de façon à faciliter la contribution de tous dans le groupe, sans position dominante.

Bonne expérimentation… Merci de penser à partager vos « succès & pépites » en matière d’animation en Visio ou en présentiel.

#Manager&Visio 5 – Rester concentré

Pas si facile que ça de rester concentré sur le sujet qui réunit les participants. Si vous pensiez que le fait d’être en Visio vous permettait de pouvoir utiliser les temps morts pour vous faire cuire un œuf ou mener une autre réunion présentielle en même temps, vous allez comprendre que NON !

Regardez ce qui est arrivé à ce ministre pour vous convaincre que la dextérité de faire plusieurs choses à la fois n’est pas donnée à tout le monde.

Aujourd’hui encore, je suis amené à vous dire que la Visio impose, tout simplement, de respecter les règles fondamentales de la communication, du management. En Visio comme lorsque vous conduisez une voiture, les risques ne peuvent avoir que trois sources : Vous-même, la machine, l’environnement. Vous ne pouvez pas changer l’environnement, vous ne pouvez que vous entrainer à maitriser la machine ou à vous raisonner vous même pour limiter les facteurs de risques. Si vous ne restez pas concentré, vous-même, personne ne pourra le faire pour vous.